Gazdálkodjunk az idővel – online

Hatékony időgazdálkodás tréning – 2020.08.

A koronavírus egyáltalán nem ideális örökségeként szó sem lehet személyes találkozásról, „igazi” tréningről.

14 egymást csak felszínesen, vagy egyáltalán nem ismerő munkatárs jelentkezik be online a Teamsbe. Van, akik csak hanggal, van, akinek az is elmegy időnként. Legtöbben még sosem használták ezt az online platformot. Ez van, ezzel kell főzni, ebből kell kihozni, amit csak lehet.

A sokadik online tréningem ez már, tudom, hogy nem lesz gond, mégis nagy érdeklődéssel várom, a találkozást. Egyetlen tréning esetén sem lehet megjósolni pontosan milyen lesz, a legváratlanabb helyzetek merülhetnek fel, hisz a dinamika jórészt a résztvevőktől függ. Ez az online térben még inkább igaz. Trénerként nehezebb messziről kezelni egy szituációt, ezért fokozott óvatosságra, figyelemre van szükség.

14 résztvevő. Normál tréningnek is jókora csapat, nemhogy így, de megoldjuk, hiszen közös az érdek. Persze, ennek is megvan a bája. Még nem evidens mindenkinek, hová üljön, hogy ne csak egy sziluett legyen az ablak előtt, és a mikrofon bekapcsolva hagyása is okoz néha derültséget. Időnként besétál a képbe egy háziállat, feltűnik, majd zavartan eltűnik egy családtag, megszólal a telefon, vagy miközben anyuka beszél, a háttérben reklamálni kezd egy kisbaba…

Inkább élet- mint tréningszerű

Nem baj, most így, a komfortzónából kicsit másképp kilépve kell tizenötünknek kapcsolódni, gondolatot, tapasztalatot megosztani, reflektálni, feladatokat megoldani reggel 9-től fél négyig… Új helyzeteket hozott a Covid, de adaptálódunk, tanulunk, előnyünkre fordítjuk amit lehet.

Kiváló a csapat ma is

A munkakörök különbözőek, az élethelyzetek, életkorok, tapasztalatok szintúgy. Mi a közös bennük? Hát, leginkább semmi. Vagy mégis?

Figyelmesen hallgatjuk, ahogy sorra bejelentkeznek, bemutatkoznak a kollégák. A mosolygós jogászlány meséli, hogy 28 évesen 58 országban járt már, a hosszú barna hajú nemrég kelt, kedvesen elnézést kért a ziláltságért, amit csak ő lát – innen jó 20 évvel arrébbról csak az üdesége látszik. A helyes fiatal srác még a szüleinél lakik, a szimpatikus szőke hölgynek épp most repültek ki a gyerekei, míg az energikus barna anyuka másfél éves kisfiával jár futni a frissen beszerzett futóbabakocsival. A nyugdíj előtt álló kollegina az irodából, az épp Kínába készülő otthonról jelentkezik be. A 40-es, 50-es urak az irodából és otthonról is komolyak és türelmesek, a kocsiból bejelentkezve (!) lazák, és örömmel tapasztalom, hogy többségükben derűsek, humorosak is. A hölgyek nyitottak, kedvesek, ápoltak… És mind különlegesek. Egy-egy töredékesen is kerek, inspiráló történet. Ezt nagyon szeretem benne.

Van itt szinte minden…

Van PPT, képek, rövid gondolatok a diákon, megosztott képernyő, van flipchart is. Augusztusban még csak önálló feladatokat lehet kiosztani, aztán megosztani, vagy közösen beszélgetni, de mostanság már fejlesztik a rendszert, itt is lehetségessé válik a kisebb csoportokban, vagy párban történő munka, a játék … Hurrá! Színesedik a paletta, de azért mégiscsak a személyes (volna) az igazi.

Figyelek, jegyzetelek, próbálom hangról is felismerni, beazonosítani a csoport tagjait, emlékezni a gondolataikra, igyekszem kapcsolódni, kérdezni, kivárni, reflektálni. És működik, mert aktívak, vidámak, gondolkodnak – azért jöttek, hogy fejlődjenek, hogy tanuljanak valamit.

Tudatos jelenlét vs. multitasking

Vannak, akik teljesen rászánják az időt, mondja is egyikük lelkesen, hogy tudja, annyit vehet ki a napból, amennyit beletesz, és ő úgy tekinti, mintha „normál” tréningen lenne.

Persze tudom, hogy az online tréning egyéb lehetőségekre is csábít, ahogy a home office-ban egyébként, itt is nagy a kísértés.

Érzékelem, hogy a kiadott feladatra ki mennyi energiát szán, nem veszem magamra, ha valaki időnként csak félig van jelen. Nem lehet mindenkinek ugyan olyan fontos a mai nap, és bár dicséretesen jó az átlag, azért nem egyformán fegyelmezettek a kollégák.

Egyértelmű, hogy többen, akik épp nincsenek fókuszban, mellette „multitaskingolnak”, mert az élet, a napi rutin egy tréning miatt ugyebár nem állhat meg. Vannak, akik elnézést kérnek de „egy kicsit” most dolgoznak, mert a főnök adott egy sürgős feladatot (…üdvözlöm…) vannak, akik főznek, mosogatnak közben, de ők biztosan figyelnek is, mert azonnal jelentkeznek, tapasztalatot megosztanak, válaszolnak, szinte várni sem kell. Az egyik fiatal kollegina azt mondja, nagyon tetszik neki, hogy podcastként hallgathatja a tréninget, figyelhet a többiekre meg rám, miközben tereget, és még kapcsolódni is tud, amikor hozzászólna, vagy amikor szólítom.

Pont a hatékonyságról beszélünk, hátha eljut az üzenet. Hogy nem biztos, hogy akkor vagyok hatékony, ha a tréninget és az elmaradt emaileket, meg a porszívózást is kipipálhatom egyszerre. Mert a köztudatban ez van. Ha minimum három dolgot csinálok párhuzamosan, akkor hatékony vagyok. A gyerekemmel/párommal való beszélgetés, a vacsora készítése és fél szemmel a tévében feltűnő kedvenc celebem követése működik egyszerre. Hogy melyik mennyire hatékonyan, az már más kérdés.

Felmerül ez is. Hogy mikor működik a multitasking, hogy mi a robotpilóta üzemmód, és hogy mi számít időbefektetésnek. Egyetértünk, hogy ha valami fontos, akkor arra illik teljes figyelmet fordítani, mert az végül megtérül. A tréningen is. Különben már estére elfelejtem, miről is volt szó. Mert az agyam már csak ilyen…

Nem kalandozhatok el

Miközben beszélnek, nekem is eszembe jutnak emlékek, amiket gyorsan elengedek. Amikor valaki a Dél-amerikai diaszpórát, az idővel való versenyfutást említi, tisztán érzem a szemkontaktus, a fizikai jelenlét hiányát, amikor pedig valaki a taj-csit, vagy a jógát hozza fel, jó lenne felállni, kinyújtózni. Miért is nem tettük? Majd legközelebb, mert most belefeledkeztem a történetbe. Csak egy pillanatig bosszant, azonnal átlépem. Koncentráljunk most a használható, hatékonyságnövelő ötletekre, appokra. Megint ajánlott valaki egyet, szépen bővül a gyűjtemény.

Fókuszban a hatékonyság

Nem a szakirodalmon van a hangsúly, ez nem egy előadás. A kevés elméletet mindjárt összekötjük a gyakorlati tapasztalatokkal, felvillantjuk, miben támogat, miben gátol az agyunk, felismerjük, hol lehetne fejlődni, min lehetne/kellene változtatni, aztán jönnek a konkrét, alkalmazott és alkalmazható módszerek, a bejáratott, vagy az épp meghaladni akart szokások.

A Pareto-elv működik, – az életben és a tréningen is – az Eisenhower-mátrix nem mindenkinél jön be, a halogatás viszont mindenkinek ismerős. Legalábbis hírből. Priorizálnak, listáznak, pipálnak, önismeretet erősítenek, és fűrészt élesítenek. A fake brake-ek és az időrablók árnyékából kitörni nehéz, amikor még a látszatot is kell őrizni, hogy hatékony vagyok és állandóan dolgozom, ezerrel tolom a munkában elvárt multitaskingot, koncentrálok hatfelé. Pedig ugye nem. De nem baj, mert nem is lehet…

A végén aztán ott a könyvajánló, ha valakit mélyebben érdekel, beleáshatja magát a hasznos, témába vágó, kedvenc könyveimbe, de ajánlhatnak persze ők is.

Gyorsan elrepült

Összességében fókuszáltan, hatékonyan, jó hangulatban telt a nap. Ahogy kell. Lezárjuk, értékeljük, összefoglaljuk… Elfáradtam én is, de feltöltődtem megint. Különlegesek, intelligensek, nyitottak, egyénenként is szívesen beszélgetnék velük.

Kevés az idő, pedig érdekes lenne folytatni

Jó volna megtudni, hogy valójában mi viszi őket előre, mi lelkesíti, motiválja… Miből nyerik az energiát, és hogy tényleg annyi van-e nekik, mint ami így látszik, vagy a vízszint alatt ott a jéghegy 9/10-e, ami tele van megtorpanásokkal, kételyekkel, bizonytalansággal, küzdelmekkel. Így lehet, mert nem szupermenek, vagy csodanők, de eredményesek, sikeresek, – mert tudatosak, kitartóak, lelkesek. Elismerik, hogy sokszor hibáznak, időnként elbuknak, de felállnak és haladnak tovább – változnak, változtatnak, tanulnak, hogy még olajazottabban, hatékonyabban működjenek a munkában és otthon is.  

Egy tréningtől önmagában nem változik semmi

Egy tréning nem tesz csodákat, de tükröt tarthat, ablakot nyithat, elültethet egy magot…

Bízom benne, hogy – ahogy mondták – a tréning során sikerült rendszerbe raknunk az ismereteket és hogy valóban közelebb kerültek a hatékonysághoz, egymáshoz és saját magukhoz, illetve, hogy tőlem és egymástól is kaptak egy jó adag inspirációt. Hogy mit kezdenek vele, az már rajtuk múlik.

Őszintén kívánok nekik minden jót a kihívásokhoz…

Képek: Nicole Geri és Ben White / forrás:Unsplash